Come organizzare un viaggio passo dopo passo

In questo articolo vogliamo condividere con te la nostra strategia e darti consigli utili su come organizzare un viaggio e pianificare passo dopo passo la tua prossima avventura senza rinunciare a nulla e risparmiando tempo, stress e denaro.

Come organizzare un viaggio

La ragione per cui decidiamo di partire è spesso la necessità di staccare la spina ed evadere dalla nostra quotidianità. Non per questo, però, dobbiamo lasciare al caso l’organizzazione del viaggio e affrontare superficialmente tutta quella fase di ricerca e pianificazione che precede la tanto attesa partenza. 

Parlare di viaggi “perfetti” è spesso difficile perchè gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo; l’importante è cercare di programmare in anticipo tutto con logica e razionalità ed affrontare imprevedibili eventi con un piano B a portata di mano.

In questa guida ti sveleremo il percorso che seguiamo per organizzare un viaggio, passo dopo passo. Iniziamo!

#1 Scegliere una destinazione

Probabilmente, anche tu come noi hai moltissimi luoghi ancora in programma da visitare e non vedi l’ora di poterlo fare. Passata l’adrenalina iniziale che ci assale quando sappiamo di partire presto per un viaggio, arriva il momento di scegliere la giusta destinazione. I fattori da considerare sono diversi e dovrai valutarli attentamente:

  • la tipologia di vacanza, anche in base alla compagnia;
  • il budget a disposizione;
  • il periodo, il clima e la stagionalità turistica (bassa o alta stagione).

Sarà necessario fare diverse ricerche online e potrebbe capitare di cambiare più volte la destinazione prima di trovare quella definitiva.

Non perderti il nostro articolo “Come scegliere la giusta destinazione di viaggio” per approfondire i fattori da considerare.

#2 Controllare i documenti necessari

Una volta individuata la destinazione, dovrai informarti sui documenti necessari per l’entrata nel Paese e, a volte, anche di permanenza.

  • Carta d’identità o passaporto: se rimani nell’Unione europea ti basterà avere con te la carta d’identità, mentre altri Stati europei e, sicuramente quelli extra UE, richiedono il passaporto. Controlla sempre la validità dei tuoi documenti, un aspetto che spesso sottovalutiamo.
Documenti per viaggiare in Europa e nel resto del mondo
  • Adempimenti da Covid-19: è sempre necessario verificare l’esistenza o meno di restrizioni applicate nel Paese di destinazione. Lo strumento più aggiornato è il sito Viaggiaresicuri: qui troverai le disposizioni per l’ingresso e la permanenza in ogni Paese del mondo.
  • Visto turistico: se hai intenzione di viaggiare fuori dalla UE, dovrai subito controllare se il paese richiede un visto turistico per il numero di giorni che visiterai la destinazione. Utilizza i siti web delle Ambasciate e dei Consolati per raccogliere queste informazioni e contattali in caso di dubbi. La procedura di richiesta avviene più delle volte online, ma prendi in considerazione i tempi di validazione ed emissione.
  • Patente di guida: se hai già in mente di organizzare un viaggio on the road con noleggio auto controlla la validità della patente di guida e il suo riconoscimento nella destinazione. Per guidare nella UE non avrai problemi, per gli altri paesi del mondo questa informazione viene spesso già indicata tra le condizioni di noleggio della compagnia.

#3 Prenotare il volo

A questo punto è giunto il momento di dotarsi di pazienza, accendere il computer e iniziare la ricerca online dei voli. Se hai maggiore flessibilità nella scelta delle date del viaggio, potrai individuare facilmente i giorni in cui i voli hanno prezzi inferiori. Al contrario, se viaggi in date già stabilite, considera di prenotare con anticipo e monitorare l’andamento delle tariffe.

Esistono diverse piattaforme di comparazione voli, come Skyscanner o Google Flights, con le quali potrai avere una prima panoramica delle offerte delle diverse compagnie.

Se non sei un esperto nella ricerca dei voli online ti consigliamo di leggere questo articolo: “5 errori da evitare quando devi prenotare voli online

#4 Trovare e prenotare l’alloggio

Scegliere la struttura, o più d’una in caso di viaggi con più tappe, è un altro passo delicato quando ci troviamo ad organizzare un viaggio. 

La prima domanda che dovresti porti è “Qual è la zona migliore dove alloggiare?”. E’ necessario ricominciare una nuova ricerca per studiare le aree in termini di livelli di sicurezza, comodità di collegamenti e prezzi

Le piattaforme per trovare le strutture variano in base alla categoria che preferisci: Hotel, B&B, appartamenti, residence, ecc. Puoi sfruttare le più note, come Booking o Trivago, per farti una prima idea. In seguito, ti consigliamo di verificare i prezzi sul sito ufficiale di ogni struttura. Spesso questa mossa ti aiuterà a risparmiare molto sulle spese di commissione.

#5 Pianificare l’itinerario di viaggio e le attività

Conclusa la prenotazione di volo e alloggio, arriva la parte divertente dell’organizzare un viaggio: la programmazione del tuo itinerario day by day.

Itinerario di viaggio

Se sei un viaggiatore a cui piace avere tutto organizzato nei dettagli, puoi crearti un “piano di viaggio” organizzando le attività e le attrazioni che visiterai durante ogni giornata. Cerca di essere ragionevole in questa fase, considerando sempre di goderti la tua destinazione. Perciò, costruisci un itinerario flessibile e appunta tutte le informazioni che ti saranno utili.

Scarica la guida gratuita per scoprire “Come preparare un itinerario di viaggio perfetto”

#6 Creare la mappa digitale

Una volta definito l’itinerario, utilizza l’applicazione My Maps di Google per ricostruire il tuo programma giornaliero. In questo modo avrai sempre a portata di mano i tragitti e le distanze da percorrere, senza dover fare nuove ricerche una volta in viaggio.

#7 Scegliere un’assicurazione di viaggio

Se viaggi in Europa, nella maggior parte dei casi potresti evitare di fare un’assicurazione viaggio che copra le spese sanitarie. Però, vista la recente situazione legata alla pandemia, dovresti prendere in considerazione di acquistare un’assicurazione che copra annullamenti, quarantene o rimpatri causa Covid-19.

Se, invece, viaggi oltre i confini europei, un’assicurazione di viaggio dovresti farla sempre. Abbiamo testato diverse compagnie e quelle che ti suggeriamo di usare sono AssiVia e Heymondo.

#8 Scegliere le carte di pagamento

La gestione dell’aspetto economico e finanziario è un momento cruciale nell’organizzare un viaggio. Se viaggi in Europa non avrai problemi ad utilizzare carte di debito o credito abilitate anche per i pagamenti all’estero.

Se, invece, ti troverai a cambiare continente, è necessario che tu ti rivolga alla tua banca per conoscere la sua validità e le spese di commissione nella destinazione. 

Ti consigliamo di evitare di cambiare la valuta in Italia. Opta piuttosto per cambi o prelievi direttamente a destinazione, informandoti sempre sul tasso di cambio attuale. 

#9 Preparare i documenti di viaggio

App per documenti di viaggio

In un mondo che ambisce a diventare sostenibile, ti suggeriamo di stampare meno documenti possibili su carta. Piuttosto, utilizza app per Ios o Android per la raccolta di documenti digitali, biglietti e prenotazioni. 

#10 Scaricare app da usare in loco

Come ultimo passo, ricordati di cercare le app che vengono utilizzate nella tua destinazione di viaggio per diverse funzioni. Potrebbe essere comodo scaricare applicazioni per prenotare, ad esempio, trasporti locali e ristoranti che offrono spesso diversi sconti. Oppure valutare l’opzione di acquistare e attivare City Card o Pass che permettono accessi gratuiti a trasporti e senza fila ai musei.


E con questo è tutto! Seguendo questi punti puoi organizzare un viaggio dall’inizio alla fine in modo autonomo, risparmiando tempo e denaro. 

Leggi anche le guide suggerite nei vari punti per avere ancora più consigli utili e pratici da utilizzare in ogni viaggio.

Se invece non hai il tempo, l’esperienza o la voglia di organizzare un viaggio autonomamente, considera di usufruire del nostro servizio. Avrai la possibilità di goderti il tuo viaggio senza preoccuparti della sua pianificazione! Clicca qui per saperne di più!

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